Política de Privacidad

1. Alcance y nuestro papel

Kobem es un software para la atención y cualificación de clientes de inmobiliarias. Atiende las llamadas entrantes, cualifica a cada cliente y convierte cada conversación en datos medibles. Por eso Kobem tiene dos papeles distintos, según de quién sean los datos:

• Responsable del tratamiento. Con los datos de quienes visitan nuestra web, nos escriben, prueban la demo de voz o tienen una cuenta de Kobem, y con los de los contactos profesionales a los que nos dirigimos, Kobem decide cómo y para qué se usan. Esta política se aplica por completo.
• Encargado del tratamiento. Cuando alguien llama a una empresa que usa Kobem, es esa empresa quien decide cómo se trata la llamada, y Kobem trata los datos por su cuenta, conforme a nuestro Anexo de Encargado del Tratamiento. Si has llamado a uno de nuestros clientes, se aplica la política de privacidad de esa empresa, y es a ella a quien debes dirigir tus solicitudes. La sección 5 explica qué ocurre durante la llamada.

2. Quién es el responsable

El responsable es KOBEM TECHNOLOGIES - FZCO, inscrita con registro nº 85517 y licencia comercial nº 92297, expedidos por la Autoridad de Zonas Económicas Integradas de Dubái (DIEZA) y domicilio en IFZA Properties, Premises DSO-IFZA, Dubai Silicon Oasis, Dubái, Emiratos Árabes Unidos.

Para cualquier asunto de protección de datos: contact@kobem.ai.

3. Qué datos tratamos

Depende de cómo llegues a Kobem:

• Visitantes de la web. Los datos técnicos necesarios para servir las páginas, como la dirección IP, el navegador y las páginas que pides, y el país al que apunta tu IP, que usamos para mostrarte la web en tu idioma y tu moneda. Las visitas se cuentan de forma agregada y sin cookies, y en nuestros enlaces cortos contamos los clics sin guardar la IP: solo enlace, día y país. Si aceptas la analítica, se aplica además lo que explica la sección 6.
• Quienes nos contactan. Lo que rellenas en el formulario (nombre, correo, teléfono y volumen de llamadas), tu mensaje y lo que nos cuentes en la conversación que siga. El formulario de contacto nos llega por correo y no se guarda en una base de datos de la web. Si respondes en la página de información enlazada en algunos correos, guardamos tu respuesta, tus motivos y tus datos de contacto.
• Demo de voz. Si hablas con Kobem desde la portada de la web, tu voz llega a nuestros proveedores de voz para que Kobem responda en tiempo real, y usamos tu IP para limitar las llamadas de demostración por hora. Esa demo no está ligada a ninguna cuenta: no guardamos ni la grabación ni la transcripción, y no crea ningún contacto. Los enlaces privados de demostración son distintos: la llamada se graba y crea un contacto en esa cuenta de demostración. En la demo en castellano de la portada y en algunos enlaces privados, la voz la procesa Google.
• Clientes y usuarios. Tu nombre, correo y teléfono, los datos de tu empresa, las propiedades y criterios que cargas, tu configuración, tu actividad en el panel, tus conversaciones con soporte y con el asistente, lo que nos envías como sugerencia y los registros técnicos.
• Facturación. Razón social, datos fiscales e historial de pagos. Si pagas con tarjeta, lo gestiona nuestro proveedor de pagos, y Kobem no guarda números de tarjeta.
• Afiliados. Si has participado en el programa de afiliados: tus datos de contacto, tu identificación fiscal y tus datos de cobro, y las altas que se atribuyen a tu enlace.
• Contactos profesionales. Nombre, cargo, empresa y datos de contacto profesionales de personas de empresas a las que Kobem puede interesar. Los obtenemos de fuentes públicas, como webs corporativas, directorios de empresas y redes profesionales, o de quien nos presenta.
• Personas que llaman a nuestros clientes. La grabación y la transcripción de la llamada, el teléfono, el nombre y lo que cuenta quien llama, el resumen y la cualificación que genera Kobem y las citas que se agendan. También los contactos que el cliente carga en su panel: si el número de quien llama ya consta, Kobem puede reconocerle. Lo tratamos por cuenta del cliente, como explica la sección 1.

4. Para qué los usamos y con qué base legal

Estas bases son las del RGPD y el UK GDPR. En otros países nos apoyamos en lo que prevé su ley: la sección 16 detalla algunos. Darnos tus datos no es obligatorio por ley, pero sin ellos no podemos atender tu solicitud ni prestarte el Servicio.

5. Grabaciones, transcripciones y análisis de llamadas

La llamada la atiende un sistema automático, no una persona, salvo que se transfiera al equipo del cliente. Cuando una llamada se graba, quien llama lo oye al principio de la llamada.

La grabación, la transcripción, el resumen y la cualificación llegan al cliente a través de su panel y de las notificaciones e integraciones que tenga activas. Lo que llega a esas herramientas queda bajo su control. El cliente puede retirar cualquier llamada de su panel en cualquier momento; el borrado definitivo, con su grabación y su transcripción, se hace a petición.

La cualificación compara lo que cuenta quien llama con la propiedad y con los criterios del cliente. Es una orientación para su equipo: Kobem no toma por sí solo decisiones con efectos jurídicos o igual de importantes sobre quien llama.

Para dar soporte, mantener el servicio y corregir errores, el personal autorizado de Kobem puede acceder a las llamadas, y Kobem puede revisarlas de forma automática.

Ni Kobem ni sus proveedores de inteligencia artificial usan el contenido de las conversaciones para entrenar modelos.

6. Quién recibe los datos

Kobem no vende datos personales. Los reciben:

Proveedores de servicios. Actúan bajo sus condiciones de servicio y de tratamiento de datos, y solo para prestar su servicio:

• Supabase — Base de datos y almacenamiento de grabaciones (UE)
• Vercel — Alojamiento de la aplicación web (UE / EE. UU.)
• LiveKit Cloud — Transporte de audio, ejecución del motor de voz y grabación (UE / EE. UU.)
• OpenAI — Procesamiento de voz de las llamadas (EE. UU.)
• Anthropic — Análisis y resumen de la llamada, y asistente del panel (EE. UU.)
• didlogic — Telefonía: numeración y tránsito de las llamadas (UE / Reino Unido / Singapur)
• Resend — Envío de los correos del servicio (EE. UU.)
• Telegram — Avisos y audio de la llamada, solo si el cliente vincula su cuenta (Internacional)
• Slack — Avisos en un canal, solo si el cliente lo conecta (EE. UU.)
• HubSpot — Volcado de leads, solo si el cliente lo conecta (EE. UU.)
• Google Workspace — Calendario y Sheets, solo si el cliente los conecta (EE. UU.)
• Cal.com — Agenda, solo si el cliente la conecta (EE. UU.)

Las integraciones opcionales solo intervienen si el cliente las conecta desde su panel. La relación y el aviso de cambios están en Subencargados.

• La empresa a la que has llamado. Los datos de la llamada llegan a esa empresa y a las herramientas que haya conectado.
• Herramientas de correo, agenda y contactos. Proveedores que nos ayudan a enviar correos, a concertar reuniones y a llevar nuestros propios registros de contactos.
• Asesores y autoridades. Cuando lo exige la ley o hace falta para defender nuestros derechos.
• Compradores o inversores. Si Kobem forma parte de una fusión, adquisición o venta de activos, con deber de confidencialidad.
• Analítica de la web. Si la aceptas, PostHog, Inc. recibe por cuenta de Kobem, en servidores de la Unión Europea, las páginas que visitas, de dónde llegas, dónde pulsas, datos técnicos del navegador y del dispositivo, y tu país y ciudad aproximados, deducidos de la dirección IP, que no se conserva.

7. Transferencias internacionales

Kobem tiene su sede en los Emiratos Árabes Unidos. La base de datos y las grabaciones están en la Unión Europea, y algunos proveedores tratan datos fuera de ella, como indica la lista anterior. Nuestro equipo puede acceder a los datos desde los países en los que trabaja.

Cuando una transferencia exige una garantía, usamos las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea u otro mecanismo válido.

8. Cuánto tiempo los conservamos

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: cifrado en tránsito en la web y las API (TLS) y en reposo (AES-256), aislamiento de los datos entre cuentas, cifrado adicional de las credenciales de las integraciones y enlaces temporales para reproducir las grabaciones.

El detalle completo, incluido lo que todavía no tenemos, está en la página de Seguridad.

10. Tus derechos

Según la ley que te aplique, puedes pedir:

• acceder a tus datos y obtener una copia;
• corregirlos o borrarlos;
• oponerte a su tratamiento, también a las comunicaciones comerciales, o limitarlo;
• recibirlos en un formato portable;
• retirar tu consentimiento cuando sea la base del tratamiento, sin que eso afecte a lo ya hecho;
• que una persona revise una decisión tomada solo de forma automatizada.

Escríbenos a contact@kobem.ai. Podemos pedirte que acredites tu identidad. Contestamos en el plazo que fija la ley, que en la Unión Europea y el Reino Unido suele ser de un mes.

Si has llamado a un cliente de Kobem, dirígete a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, le trasladamos tu solicitud sin demora.

11. Reclamaciones

Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos del lugar donde vives o trabajas. En el Espacio Económico Europeo es la autoridad de tu país; en el Reino Unido, la Information Commissioner’s Office; en los Emiratos Árabes Unidos, la UAE Data Office.

12. Menores

Kobem es un servicio profesional y no está dirigido a menores. No recogemos a sabiendas sus datos para fines propios. Si crees que tenemos datos de un menor, escríbenos y los borraremos.

13. Cookies

Kobem usa las cookies necesarias para que el servicio funcione, como las de inicio de sesión, seguridad y preferencias. Si las aceptas, también usa cookies de analítica de PostHog, que trata esos datos por cuenta de Kobem en la Unión Europea. No usa cookies de publicidad. El detalle está en la Política de Cookies.

14. Enlaces a otros sitios

Nuestra web enlaza a sitios de terceros, como LinkedIn. Cada uno tiene su propia política de privacidad, y Kobem no responde de cómo tratan los datos.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Publicamos la versión vigente en esta página con su fecha y, si el cambio es relevante, avisamos a nuestros clientes antes de que entre en vigor.

16. Información adicional por región

• Espacio Económico Europeo y Reino Unido. Se aplican el RGPD y el UK GDPR a los datos de quienes están en esos territorios cuando les ofrecemos nuestros servicios. Las bases legales de la sección 4 son las de su artículo 6.
• Emiratos Árabes Unidos. Se aplica el Decreto-Ley Federal nº 45 de 2021 de Protección de Datos Personales. Tratamos tus datos con tu consentimiento o en los casos en que esa ley no lo exige, como la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal. Tus datos se almacenan fuera de los Emiratos, como explica la sección 7.
• Estados Unidos. Kobem no vende información personal ni la comparte para publicidad personalizada entre sitios. Si vives en un estado con ley de privacidad, como California, puedes ejercer los derechos de la sección 10 escribiéndonos, y no recibirás un trato distinto por hacerlo.

17. Contacto

KOBEM TECHNOLOGIES - FZCO, IFZA Properties, Premises DSO-IFZA, Dubai Silicon Oasis, Dubái, Emiratos Árabes Unidos. contact@kobem.ai