Seguridad y protección de datos

1. Reparto de responsabilidades

La inmobiliaria cliente es la responsable del tratamiento de los datos de las personas que la llaman. Kobem actúa como encargado: trata esos datos siguiendo las instrucciones del cliente y para prestar el servicio.

Ese reparto se regula en el Anexo de Encargado del Tratamiento, que forma parte del contrato.

Los datos son del cliente: Kobem no los vende, y el cliente puede llevárselos al causar baja.

2. Ubicación de los datos

• Base de datos y grabaciones: Unión Europea.
• Aplicación web y API: Unión Europea.
• Motor de voz: Unión Europea, con metadatos de sesión en Estados Unidos.
• Voz y análisis de las llamadas: Estados Unidos.

Cuando una transferencia exige una garantía, usamos las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea u otro mecanismo válido.

3. Medidas de protección

• En tránsito: la web, el panel, las API y el audio en el navegador van cifrados con TLS y DTLS-SRTP.
• En reposo: la base de datos y las grabaciones se cifran con AES-256.
• Credenciales de terceros: las credenciales de las herramientas conectadas se cifran con AES-256-GCM antes de guardarse.
• Aislamiento entre clientes: los datos de cada cuenta se separan con seguridad a nivel de fila en la base de datos.
• Grabaciones: se guardan en un almacén privado y se reproducen con enlaces firmados de corta duración.
• Acceso del equipo: solo el personal autorizado de Kobem accede a los datos de los clientes, para dar soporte, mantener el servicio y corregir errores.

4. Subencargados

Kobem se apoya en proveedores para prestar el servicio. La lista, con su función y su ubicación, está en Subencargados.

Los proveedores de inteligencia artificial no usan el contenido de las conversaciones para entrenar sus modelos.

5. Grabación de llamadas

Las llamadas se graban, y quien llama recibe un aviso en el saludo. El cliente puede reformular el aviso desde el panel, pero no debe suprimirlo.

El cliente es responsable de cumplir la normativa sobre grabación que le sea aplicable.

6. Conservación y supresión

• Las llamadas se conservan mientras dure la suscripción. El cliente puede retirar cualquier llamada de su panel y pedir su borrado definitivo en contact@kobem.ai.
• Al terminar el contrato, el cliente dispone de treinta días para exportar sus datos. Después se eliminan, salvo lo que deba conservarse por ley.
• Los datos contables se conservan los años que exige la normativa fiscal.

7. Notificación de incidentes

Si se produce una brecha de seguridad que afecte a datos personales de un cliente, Kobem se lo notifica sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes a tener conocimiento de ella.

8. Documentación

Las condiciones completas y las medidas técnicas y organizativas están en estos documentos:

• Términos y Condiciones — El contrato del servicio: qué contratas, qué incluye, cómo se paga y cómo se cancela.
• Política de Privacidad — Qué datos personales tratamos, con qué finalidad, sobre qué base legal y qué derechos tienes.
• Anexo de Encargado del Tratamiento — El contrato que exige el artículo 28 del RGPD entre tu inmobiliaria, que es la responsable, y Kobem, que es el encargado.
• Subencargados — Los proveedores que intervienen en el servicio, con su función y dónde tratan los datos.
• Política de Uso Aceptable — Para qué no se puede usar Kobem. Protege a quien llama, y también a los demás clientes.
• Política de Cookies — Qué guardamos en tu navegador y para qué.
• Aviso Legal — Quiénes somos: denominación social, registro, licencia y domicilio.

9. Contacto

Para cualquier consulta sobre seguridad o protección de datos, o para ejercer tus derechos, escribe a contact@kobem.ai.